En mayo de 2019, en el marco del proceso de comunicación de la nueva estrategia corporativa de AEROSAN, a cargo de Insidecom Consultores, surgió la opción de implementar un medio interno troncal que llegase con el discurso a todos los colaboradores. Hasta ese minuto la comunicación interna formal de la empresa era muy limitada y sólo se reducía a diarios murales impresos y a uno que otro comunicado generado por el área de recursos humanos. Muy poco si se piensa que la compañía tiene tres instalaciones en el aeropuerto separadas unas de otras (oficinas centrales, bodega de importaciones y bodega de exportaciones) y, además, la mayoría de los trabajadores no cuentan con correo corporativo.

La oportunidad estaba a la vista, se potenciaría el proyecto de difusión estratégica y también se reforzaría la comunicación interna. Pero ¿Qué medio cumpliría con estos requisitos? Insidecom, dada las características de la empresa, propuso una App, de Comunicaciones Internas que la mayoría pudiese descargar desde sus smartphones para así así enterrarse de todas las novedades de la empresa.

La opción se facilitó en su viabilidad a raíz de la alianza de Insidecom con la empresa argentina GOIAR, que provee una herramienta de estas características llamada Qavant. Esta a App tiene un administrador central e incluye diferentes módulos de contenidos e información como noticias, beneficios, encuestas, formularios, capacitación, directorio de personas, galerías y notificaciones, entre otros. Lo novedoso es que la aplicación incluye una Intranet “espejo”, gracias a la cual los colaboradores pueden ver los mismos contenidos de la App desde sus estaciones de trabajo. Y lo otro interesante es que la herramienta cuenta con un panel my completo de auto medición online, que entrega reacciones y percepciones de la gente respecto de los contenidos canal, comportamiento de las distintas audiencias internas, e indicadores de uso (usuarios frecuentes, días y horas de mayor demanda, etc.).

Implementación

La empresa finalmente tomó la decisión de contratar Qavant, y hacer un piloto primero en Chile. La fórmula sería la siguiente, GOIAR aportaría la solución tecnológica (incluyendo capacitación inicial y soporte) e Insidecom se haría cargo de la gestión de contenidos (estrategia del medio, plan de acción y actualización semanal). La primera acción para activar la App. fue la carga de contenidos de la base de colaboradores en los sistemas de Qavant, a lo que siguió una instrucción breve de las personas que tendrían el rol de administradores. Se designaron dos personas de la empresa en esta función (gerente de personas y asistente de recursos humanos), a lo que se sumó un equipo de Insidecom, que haría las funciones de community manager interno.

Una de las prioridades del equipo fue generar una dinámica de trabajo que permitiera actualizar en forma rápida y simple las informaciones de la App. Para esto se fijó una reunión de pauta semanal la que se realiza generalmente vía videoconferencia. En ella se analiza la información disponible y se decide que contenidos publicar. Insidecom aporta la mayor parte de los contenidos, pero también la misma empresa genera otros por su cuenta.

Como la descarga de la App. es voluntaria se realzaron varias acciones de incentivo, que incluyeron premios y regalos al azar a las personas que habilitaran el servicio. Hoy el porcentaje de colaboradores que han descargado se acerca al 70 por ciento de la dotación.

Un medio exitoso

Con el transcurso de las semanas la nueva App. de AEROSAN fue ganando terreno entre los trabajadores y según las evaluaciones cada dos meses que realiza Insidecom la App cuenta casi con el 100 por ciento de aceptación y valoración positiva (ver en la imagen de abajo).

Los desafíos siguientes son lanzar la “Intranet espejo”, esta ha estado todo el tiempo dormida para privilegiar la descarga de la App, y también ampliar el alcance de la App, hacia las dotaciones de Colombia y Ecuador, lo que ya está aprobado.